E-Rechnungen schreiben & empfangen mit Lexware Office

# Schreiben

Mit 5 Klicks zur steuerlich korrekten E-Rechnung

# XML# ZUGFeRD

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Noch schneller: Angebot auswählen
und per Klick einfach in die
Rechnung umwandeln …
Auch von unterwegs mit
Handy oder Tablet!

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die Rechnungsnummer wird
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So können Sie jede
Zahlung nachvollziehen

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und/oder gespeicherten Service
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Rabatte auf einzelne Posten
oder Gesamtrabatt gewähren
(Euro oder Prozent)
Gesamtbetrag wird automatisch
berechnet inkl. Umsatzsteuer
(bei Kunden in EU-Ländern keine USt)

Zahlungsbedingungen auswählen

Skonto, Rabatte, Zahlungsziele,
PayPal.Me einmalig anlegen,
dann nur noch auswählen
– fertig!
Englisch sprachige Kunden?
Lexware Office übersetzt die
Rechnungen per Mausklick!

Steuerberater Frank Scheele

„E-Rechnungspflicht mit Lexware ganz einfach einhalten“

Fertig!

Vorschau anzeigen lassen und die
Rechnung prüfen – der XML-Code
wurde bereits im Hintergrund generiert
Jetzt nur noch per E-Mail verschicken
oder im Kundencenter bereitstellen,
der Code wird automatisch angehängt

Für alle Branchen anpassbar

Bitte auswählen

AGB-Anhänge

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Einheiten

Konditionen

Kunden

Kundencenter

Steuerberater

Steuerprüfer

UST-Soderfälle

Versand

AGB-Anhänge

Lexware Office kann Anhänge standardmäßig
zu jeder Rechnung hinzufügen

Individuelles Design

Logo + eigenes Briefpapier hochladen,
Schriftart anpassen oder eins von 5
fertigen Layouts wählen und anpassen

Individuelle Einheiten

Egal ob Stück, Stunde, Kilogramm etc.:
einmal anlegen und immer wieder per
Klick verwenden

Individuelle Konditionen

Skonto, Rabatte, Zahlungs- und
Skontoziel, Teil- und Schlussrechnung,
Anzahlungen, Abschlagsrechnungen
– festlegen und fertig!

Individuelle Kunden

Privat- oder Geschäftskunde?
Einfach zwischen Netto und
Brutto switchen – Lexware Office
rechnet immer richtig

Eigenes Kundencenter

Fertiges Angebot im Kundencenter
bereitstellen, E-Mail mit Link zum
Center dem Kunden schicken.
Er kann dort das Angebot annehmen
oder ändern

Steuerberater

Alle Unterlagen können mit
1 Klick in die Kanzleisoftware
übertragen werden

Steuerprüfer

Einfach Zugang zu Lexware Office
gewähren – Ihre Unterlagen
sind rechts- und GoBD-konform

Steuerliche Sonderfälle
– einfach auswählen

Bauleistung §13b
Innergemeinschaftliche
Lieferungen/Leistungen/Fernverkauf
Dienstleistungen/Ausfuhrlieferungen
an Drittländer
Elektronische Dienstleistungen

Versand

Direkt aus Ihrem E-Mail-Programm
mit eigener Absender-Adresse oder mit
formeller Adresse von Lexware Office

FAQ

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Kurz gesagt: alle Unternehmen! Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen – auch Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer. Ab 2028 dürfen B2B-Rechnungen bis auf wenige Ausnahmen noch als E-Rechnungen gestellt werden (Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, Fahrausweise wie Zugtickets oder Taxiquittungen, Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG).

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsdaten in einem strukturierten XML-Format bereit. Eine einfache PDF-Datei zählt nicht als E-Rechnung! Grundlage ist die europäische Norm EN-16931. In Deutschland gibt es zwei anerkannte Formate:

XRechnung: Eine maschinenlesbare XML-Datei, jedoch ohne Gestaltungsmöglichkeiten im Firmendesign.
ZUGFeRD: Eine PDF mit eingebetteter XML-Datei, die auch von Menschen lesbar und im Corporate Design anpassbar ist.

Wie empfange ich eine E-Rechnung?

Für den reinen Empfang reicht ein E-Mail-Postfach aus. Doch seit 2025 müssen Unternehmen nicht nur E-Rechnungen empfangen, sondern auch prüfen, verarbeiten und acht Jahre lang unveränderlich speichern. Dafür ist faktisch eine Software nötig, die XML-Daten auslesen und verarbeiten kann.

Wie verarbeite ich eine E-Rechnung?

Jede E-Rechnung enthält einen maschinenlesbaren XML-Datensatz. Moderne Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office verarbeiten diese automatisch. Dazu sind nur drei Schritte erforderlich:

Rechnung hochladen (oder automatischen Import aus dem E-Mail-Postfach aktivieren)
Vorschau öffnen und Rechnung prüfen
Automatischen Buchungsvorschlag kontrollieren und bestätigen

Die E-Rechnung wird automatisch GoBD-konform für acht Jahre gespeichert. Ist eine Online-Buchhaltung wie Lexware Office mit dem Online-Banking verbunden, wird zudem geprüft, ob die Rechnung bereits bezahlt wurde. Falls nicht, kann die Zahlung mit nur einem Klick erfolgen.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Mit einer Buchhaltungssoftware wie Lexware Office erstellen Sie E-Rechnungen genauso einfach wie herkömmliche Rechnungen:

Rechnungsvorlage öffnen
Rechnung ausfüllen
Ausgabeformat wählen (X-Rechnung oder ZUGFeRD)

Die erstellte Datei lässt sich auf verschiedene Weisen versenden:

Als E-Mail-Anhang
Per Datei-Upload auf einem Rechnungsportal des Kunden
Als Link zum Online-Kundencenter mit allen Rechnungen
und Angeboten des Kunden (verfügbar bei Lexware Office)

Welche Archivierungspflichten gelten?

E-Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden – ein Ausdruck reicht nicht. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre (neue Frist seit 1.1.2025) und beginnt nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Mit einer Buchhaltungssoftware wie Lexware Office erfolgt die Archivierung GoBD- und DSGVO-konform. Innerhalb der EU variieren die Fristen, eine Vereinheitlichung ist jedoch in Planung.

Endlich ein Rechnungsprogramm,
das die Buchhaltung mit erledigt

Kunden auswählen
Kundennummer wird
automatisch vergeben
Positionen auswählen,
Gesamtbetrag wird automatisch berechnet

Ihr Kunde erhält eine E-Mail
mit dem Link zum Angebot
im Kundencenter
Bei Bedarf kann Ihr Kunde
optionale Leistungen
hinzubuchen
Mit 1 Klick kann das
Angebot angenommen
werden

Liste mit allen unbezahlten
Rechnungen
Alles lückenlos nachvollziehbar
Erinnerung an offene Rechnungen, die Sie bezahlen müssen

Einmalig alle Mitarbeiter-Daten hinterlegen inkl. Plausibilitäts-Prüfung, falls Sie sich vertippen
Kranken- und Urlaubstage eintragen,
Erstattungen werden automatisch beantragt
Egal, welches Beschäftigungsverhältnis jede Vertragsart wird berücksichtigt

Automatische Zuordnungs-
vorschläge – prüfen und
freigeben
Zahlungen 1x manuell
zuordnen – danach geht’s
automatisch
Jeder Umsatz ist einem
Beleg zugeordnet. 1 Klick
und der Beleg öffnet sich

Zentrale Belegverwaltung mit Filterfunktion
Einfach Beleg abfotografieren, automatisch archiviert – fertig!
Offene Rechnungen werden erkannt und per Mausklick rechtssicher gemahnt

Mit einem Klick Umsatzsteuer-Zahllast berechnen und online via ELSTER ans Finanzamt übermitteln
Berechnungszeitraum einstellen – den Rest erledigt Lexware Company!

Anhand des Datums können alle Belege abgeglichen und nachvollzogen werden
Lexware Company berechnet automatisch den Bestand Ihrer Kasse
Einfach aus der Liste das passende Stichwort zum Beleg auswählen
Notiz wie z.B. Belegnummer eingeben

Unbegrenzt Artikel einlagern
Warnung bei erreichten Meldebeständen
Mit einem GTIN/EAN-Scanner Artikel erfassen und abspeichern
Artikelnummer festlegen – erscheint
automatisch auf Angebot + Rechnung

Alle Einnahmen + Ausgaben in einem
System. Jede Zahlung wird automatisch
mit dem richtigen Beleg verknüpft
(GoBD-konform für 8 Jahre)
Alle Deine Finanzen in Echtzeit im Blick
- einfach Geschäftskonto anbinden.
Und dank 100 Schnittstellen auch
alle anderen Quellen (PayPal, Shops etc.)
Top-Funktionen: Angebote, (E-)Rechnungen,
Online-Banking, Belege, Kassenbuch,
Löhne, Umsatzsteuer & Jahresabschluss

Alle Funktionen (PDF) ›
Schnittstellen + Partner (PDF) ›
Konditionen (PDF) ›

Keiner will zurück

Mach Schluss mit Copy & Paste-Routinen, Excel-Dramen
& der Zettelwirtschaft

# 358.266 zufriedene Kunden aus 328 Berufen

# anerkannt von allen 600 Finanzämtern

# 60.000 Steuerberatungen angebunden

Lisa Hafeneger

Fotografin

„lexoffice nutze ich täglich, die App ist ein fester Bestandteil meines Workflows, und ich besuche mein Konto mehrmals täglich.“

Britta Janzen

Inhaberin Wolle und Wunder

„Ich mache die Buchhaltung selbst und bin überhaupt kein Zahlenmensch. Dann habe ich mir lexoffice genauer angeschaut, und das ist wirklich so einfach und so selbsterklärend und auch so übersichtlich, dass ich ganz happy bin damit. Das ... Mehr“

Kilian Dreißig

Webentwickler

„Es ist leicht bedienbar, ich spare Papier und muss mir keine Sorgen um meine Belege machen – einfach einscannen und hochladen.

Sandra Naumann

Designerin

„Ich hätte nie erwartet, dass ich durch lexoffice Lohn & Buchhaltung so viel Zeit und Nerven sparen kann. Die App erinnert mich rechtzeitig an Fristen und ist super, um unterwegs auch schon kurze Wartezeiten zu nutzen. Auf jedem Gerät kann ich einfach da ... Mehr

Jörg Roos

Finanzexperte

„Ich empfehle lexoffice, weil dies eine
einfach zu bedienende und trotzdem
umfassende Buchhaltungssoftware ist,
die schon für viel Transparenz über das
eigene Unternehmen sorgt.“

Sonia Schüttler

VA virtuelle Assistenz

„Buchhaltung ist definitiv nicht meine Kernkompetenz: Da bin ich total froh, mit Kontist und lexoffice eine gute Lösung zu haben, die mir meine eigene Buchhaltung einfach macht. lexoffice hat definitiv alle Erwartungen erfüllt. Es funktioniert am Tablet und am ... Mehr

Daniel Pellegrini

Musiker / Drummer

„Mit lexoffice habe ich viel mehr Überblick über die Finanzen, und die Buchhaltung lässt sich quasi nebenbei machen. Die automatisierten Rechnungen haben mir schon viel Zeit und Stress gespart.“

Kristin Fitterer

Inhaberin Zehenspiel

„Besonders die Schnittstellen erleichtern mir extrem viel Arbeit, da so die Belege aus dem Onlineshop eingespielt werden, ebenso wie die PayPal-Zahlungen mit den automatischen Buchungsvorschlägen.“

Lisett Schmuck

Geschäftsführerin
Ads on

„Ich finde es einfach sehr intuitiv zu bedienen. Auch die Möglichkeit, über die App unterwegs z.B. schon einen Bewirtungsbeleg abrechnen zu können, hob das Ganze für mich noch auf ein neues Level in Richtung Freiheit. Meine Steuerberaterin lobt mich immer, ... Mehr

Melchior Neumann

Steuerexperte, Unternehmer und Content Creator

Im Laufe meiner mehr als 10-jährigen Karriere in der Steuerberatung bin ich unzähligen Buchhaltungen und verschiedenen Buchhaltungsprogrammen begegnet. Doch Lexware Office setzt Maßstäbe: Es vereinfacht nicht nur den gesamten Buchhaltungsprozess, sondern gewährleistet auch die strikte Einhaltung aller buchhalterischen Vorschriften. Mehr

Barbara Brecht

Texterin

„Ich sage immer, lexoffice ist ein Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm für Buchhaltungsphobiker. Die Eintrittsschwelle ist wirklich niedrig. Es ist kinderleicht zu bedienen und sehr übersichtlich.“

Nils Hasenau

Hochzeits, Portrait- und Werbefotograf

Mit Lexware Office brauche ich keinen Buchhaltungstag mehr. Ich schreibe meine Angebote & Rechnungen, da wo ich gerade bin. Kassenzettel landen nach dem Bezahlen einfach mit einem Foto in der App. Das spart mir jede Menge Zeit und Nerven!

Volane

Künstlerin

Ich bin nicht Künstlerin geworden, weil ich so Bock auf Buchhaltung habe - dann hätte ich auch meine Ausbildung zur Sekretärin zu Ende bringen können. Lexware Office ist die Buchhalterin, die ich nie sein wollte. Ich lieb's.

Camilla Sohn

Finanzexpertin

Für mich ist Lexware Office das ideale Tool, um die Buchhaltung digital zu erledigen und Prozesse fehlerreduziert durchzuführen. Ich nutze Lexware Office insbesondere für das Schreiben und Verschicken von Angeboten und Rechnungen, Hochladen von Belegen und die EÜR. Auch Eingangsrechnungen zahle ich komplett über das Tool. Dadurch erspare ich mir eine Menge an manuellem Aufwand ... Mehr

Franzi, Helen und Sarah von Wir lieben Steuern

Experten und Content Creator im Bereich Steuern

Für uns ist Lexware Office eine easy Möglichkeit von einer zentralen Stelle aus sowohl unsere Buchhaltung, als auch die Rechnungsschreibung, Gehaltsabrechnungen und Zahlungen zu managen. Das spart Zeit und Nerven. Außerdem wissen wir aus dem Arbeitsalltag in unserer Kanzlei, wie entspannt die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater durch die Schnittstelle wird. Mehr