Das Problem:

Das Finanzamt verlangt seit 2017 im Rahmen der GoBD die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“. Das heißt: Ihre Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, … müssen so gespeichert werden, dass diese unveränderbar sind bzw. Veränderungen nachvollzogen werden können. Seit 2019 ist die Übergangsfrist vorbei und die GoBD wird auf Steuerprüfungen angewendet.

Aktuell:

Neuestes BMF-Schreiben mit Änderungen der bislang gültigen GoBD-Richtlinien gilt seit dem 01.01.2020.

Das Risiko:

Halten Sie die GoBD nicht zu 100 % ein , kann bei Ihrer nächsten Steuerprüfung die Ordnungsmäßigkeit Ihrer gesamten Buchführung verworfen werden. Dies kann z.B. zu einer Steuerschätzung oder einem Verlust des Vorsteuerabzugs führen.

Beachte:

Diese Pflicht gilt für alle sogenannten „steuerrelevanten Ausgangsbelege“, die Sie bisher z.B. mit Word und Excel erstellt haben. Denn hierbei gilt:

(1) Word und Excel sind Datei-Formate, die leicht änderbar sind. Die Speicherung und Ablage von Word oder Excel-Dateien in einem Datei-System (z.B. Windows Explorer, Dropbox oder ähnliches) sind regelmäßig nicht GoBD-konform.

(2) Word und Excel können nur dann weiter verwendet werden, wenn Sie ggf. mit Hilfe eines Steuerberaters zusätzliche Maßnahmen zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit einführen und dokumentieren. Erforderlich sind sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen. Gleiches gilt für die Speicherung und Archivierung von Belegen und Dokumenten in Dateisystemen.